同じ支払いが2回数えられていた — freee とカード明細の二重計上を「1支払い＝1行」に寄せるまでに考えたこと

はじめに

個人事業の帳簿は freee で付けています。それとは別に、家計や税金の見積もりをするための小さなツールを自分用に作っています。

ある日、そのツールの個人事業の経費が、実感より多いことに気づきました。調べると、同じ買い物が2回数えられていました。

この記事は、その二重計上をどう捉えて、何を決めて、どう直したかの記録です。会計の正解を語る記事ではなく、「データが2つの経路から入ってくるとき、どう1つにまとめるか」を考えた話として読んでもらえればと思います。

背景

私用の買い物も多い個人カードで、事業の経費を払うことがあります。このカードは freee に連携していません。事業で使った分だけを、freee に「プライベート資金」払いとして登録しています。カードを連携すると、私用の買い物の明細まで freee に入ってきて、それを帳簿でどう処理するかを決める必要が出てくるからです（このあたりの運用は、税理士と相談して決めるのがよいと思います）。

一方、見積もりツールには、freee の経費と、カードの利用明細の両方を取り込んでいました。

• freee から取り込んだ経費は「現金で払った経費」として記録される
• カードの利用明細は、1件ずつ「事業の経費」「私用」などに分類して記録される

経費の合計は、この2つを足して出していました。

起きていた課題

カードで払った事業の経費は、freee にも、カードの明細にも載ります。ツールはその両方を足していたので、同じ支払いを2回数えていました。

実は、日付と金額がまったく同じものには警告を出す仕組みがありました。でも、警告が出るだけで、消すのは自分です。しかも freee の日付は手で入れるので、カードの利用日と1日ずれただけで警告も出ませんでした。

検討したこと

直すのはどこか

最初に考えたのは、「freee の登録の仕方が悪いのか、ツールが悪いのか」です。freee の登録は帳簿として正しい形でした。おかしいのは、同じ支払いを別々の記録として数えてしまうツールの側です。

そこで、ゴールを「1つの支払いは、ツールの中で1行だけ」と決めました。警告を強くするのではなく、取り込む時点で片方にまとめます。

どちらを残すか

カードの明細には、実際に請求された金額があります。freee には、帳簿としての科目があります。最初は「金額はカード、科目は freee」と分けて考えました。

ただ、カードの明細にも、自分で作ったルールで科目を付けていました。使ってみて、科目もカードの明細のほうを正にするほうが自然だと分かり、途中で方針を変えました。freee の科目は、明細に科目が付いていないときの補いにしています。

どこまで自動でまとめるか

いちばん悩んだのはここです。間違った組み合わせでまとめると、本当の支払いは二重のまま残り、関係のない明細の分類まで書き換わります。間違えたときの被害が大きいので、「迷ったら、まとめない」を原則にしました。

自動でまとめるのは、次のような「間違えようがない」ものだけです。

• freee で「プライベート資金」払いにしている
• 金額がぴったり同じ
• 日付のずれが3日以内（手入力の日付は1〜2日ずれることがあるため）
• 候補がいちばん近い日付の1件だけ（同じくらい近い候補が2つあったら、まとめない）
• 自分で「私用」に分類した明細には手を出さない

実際に行った対応

• freee から取り込むときに、上の条件でカードの明細と突き合わせ、当てはまったものは明細の1行にまとめるようにしました
• 取り込む前には必ずプレビューを出し、何件をまとめるかを確認してから実行します
• すでに二重になっていた分は、取り込みをやり直すと「二重計上の解消」として一覧に出るようにしました。中身を見てから実行します
• まとめた結果は明細の側に記録しておき、次に取り込んでも同じ支払いが復活しないようにしました
• 往復の運賃を1回の請求にまとめた場合のように、金額が合わないものは自動ではまとめません。その代わり、画面から自分で明細を選んでまとめられるようにしました

得られた学び

• 二重計上は、警告では止まらない。 毎回人が見て消す前提の仕組みは、いつか見落とす
• 先に「何を残すか」を決める。 2つの記録のどちらを正にするかが決まると、まとめ方も迷わなくなる
• 自動化は狭く、逃げ道は広く。 間違えようがないものだけを自動にして、残りは人が判断しやすい形で渡す。間違ったまとめ方の被害は、まとめないことの不便より大きい

まとめ

帳簿と家計簿、会計ソフトと見積もりツールのように、同じお金の動きを複数の場所に取り込んでいる方は多いと思います。合計が実感より多いと感じたら、同じ支払いが2つの経路から入っていないかを疑ってみてください。

直すときは、「何を残すか」「どこまで自動でまとめるか」を先に決めると、すっきり設計できました。