社内文書管理の課題解決を考える

社内文書管理の課題解決を考える

以前『業務用備忘録：コピー機価格の価格比較』と言う記事を書いた通りコピー機が壊れ入替をしました。

リコーからゼロックスへの入れ替えですが、やはりメーカーの違いで苦労する所があります。
今回はそんなお話です。

ペーパーレスFAXの悲劇

以前のリコー機では、受信FAXはPPCの中に保管され、RidocDeskというアプリで集中管理PCへデータを取込んでいました。
使用環境は変えたくないという要望から、RidocDeskとゼロックス機という組合せでの運用を試みたところ、データを引き取るためにはマルチTIFFにする必要がある事となりました。
これは、RidocDeskからゼロックス機の中を見に行けない事に起因しています。
その為、ゼロックス機から共有サーバーにSMP転送を行いその転送されたデータをPCに引き取るという導線を描く事となりました。

そして、生じた問題が【マルチTIFF】です。

画面上では１枚なのか２枚なのか１０枚なのかわかりません。
その為、２枚目以降の見落としが生じる事となりました。

事務方からの要望でシングルTIFFに変更してみようと実行

この変更で大問題が発生しました。
RidocDeskで受信FAXを引き取れない。

理由はシングルTIFFにしたことで、日時の記載されたフォルダが新規作成され、その中に受信FAXが格納される形となり、フォルダの引き取りが出来ないRidocDeskでは動作しなかったのです。

う～ん、一筋縄ではいかないか。

社内のFAX関連業務を見直してみる

ペーパーレスFAX化したそもそもの原因は無駄な出力をしない事でした。
会社には宣伝FAX結構来ますからね。

その後(注文FAXが多いので)「受注処理スタッフが確認して営業に渡す書類は担当者の共有フォルダに入れればいいじゃん」となり運用の仕組みが構築されました。

要は以下の事項が出来ればとりあえず従来の使い方は出来ると言う事です。

担当者フォルダへの移動ではなくコピーであるのは２人以上に同じものを送る可能性があるからです。

これならPHPでいけんじゃね？

版の管理まであると面倒ですがそんなのはないですし、最低限必要なのはファイルの受渡しのみ。
システム側で必要な能力は(SMP転送先の)ディレクトリ内のフォルダとファイルの一覧取得。

これ、PHPの【glob関数】で解決できます。

んで、取得したファイルを <img src=””> で表示してあげればプレビューも完成。
あとはユーザーとユーザーフォルダ関連付けておいて copy で指示した場所にコピーすればOK。

あれ？
一覧取得した時にMySQLに記録して、担当者にリンク渡せばコピーもいらないんじゃ…。
データを一か所に溜めておけば認証フローくっつけるのも簡単？
アップロードとダウンロードの仕組みクリアしないといけないけど、これ出来たらバージョン管理もいけんじゃね？

一般的な文書管理ソフトって定価ベースで40万とかします。
機能のどこまで使えてるかわからないほど多機能ですが、超簡易版なら意外といけそうな気がします。

今のアプリ完成したら作ろうかな。